Egy jó céges workshopnak nemcsak témája és facilitátora van, hanem megfelelő környezete is. Ha a keresésetek úgy indul, hogy workshop Budapest, valójában nem egyszerűen egy szabad termet vadásztok néhány székkel; olyan helyre van szükség, ami segít kiszakadni a napi működésből, ugyanakkor elég praktikus ahhoz, hogy valódi munka történhessen benne.
Miért működhet jobban egy workshop az irodán kívül?
Az iroda tele van láthatatlan jelzésekkel.
- A saját asztalunk munkára emlékeztet,
- a tárgyaló egy korábbi meetingre,
- a telefon pedig arra, hogy valaki bármikor elérhet bennünket.
Egy külső helyszín ezzel szemben egyértelmű határvonalat húz a napi működés és az aznapi feladat közé.
A helyváltoztatás önmagában természetesen nem fog kreatív ötleteket gyártani, viszont segíthet abban, hogy egy stratégiai nap vagy brainstorming valóban külön eseménynek érződjön, ne pedig három hosszabb meetingnek egymás után.
Különösen jól működhet külső helyszín:
- stratégiai tervezésnél,
- vezetői offsite esetén,
- kreatív brainstorminghoz,
- design thinking workshopon,
- éves vagy negyedéves tervezésnél,
- új csapat indulásakor,
- onboarding során,
- illetve akkor, amikor egy projekt végén közösen szeretnénk értékelni, mi működött és min érdemes változtatni.
Vagyis a workshop nem feltétlenül tréning. Lehet egy döntési helyzet, problémamegoldás vagy egyszerűen néhány óra, amikor végre van idő egyetlen kérdéssel rendesen foglalkozni.
Csapatépítés workshop formában? Sokszor többet adhat, mint még egy közös program
A csapatépítésről sokaknak elsőként valamilyen játékos program jut eszébe. Pedig egy jól felépített workshop ugyanúgy lehet közösségi élmény. Sőt, bizonyos csapatoknál természetesebb is.
Egy közös ötletelés, kreatív kihívás vagy jövőtervezés közben olyan kollégák is együtt dolgozhatnak, akik a hétköznapokban ritkán kerülnek egy projektre. Az eredmény pedig nemcsak az, hogy eltöltöttek együtt egy kellemes napot: közben létrejött valami, amit a következő héten valóban használni tudnak.
A szakmai rész után pedig jöhet az, amit az iroda ritkán tud jól: egy hosszabb ebéd, néhány pohár bor, vagy egyszerűen beszélgetés úgy, hogy már nincs agenda a falon. Itt válik igazán fontossá a helyszín és a vendéglátás kapcsolata.
7 kérdés, amit gondolj át helyszínfoglalás előtt
- Elfér-e kényelmesen a csapat az adott workshop-elrendezésben, nem csak színházi széksorokban?
- Átrendezhetők-e az asztalok kisebb csoportmunkához?
- Van megfelelő képernyő vagy projektor és stabil Wi-Fi?
- Biztosított flipchart, papír, toll és elegendő elektromos csatlakozó?
- Van lehetőség kávészünetre, ebédre vagy folyamatos cateringre?
- Elkülönül-e annyira a tér, hogy a résztvevőket ne zavarja a normál vendégforgalom?
- Mi tartozik pontosan az ajánlatba, és mely szolgáltatások jelentenek külön költséget?
Az utolsó kérdés különösen fontos. A workshop helyszín bérlés mögött nincs minden szolgáltatónál azonos csomag: érdemes előre tisztázni a technikát, berendezést, cateringet, személyzetet és az esetleges teremátrendezést.
Hány emberrel működik igazán jól egy workshop?
Erre nincs univerzális szám, mert nem ugyanazt igényli egy vezetői stratégiai nap és egy százfős prezentáció. Egy 6–12 fős csoportban szinte mindenki folyamatosan részt tud venni a beszélgetésben, ezért ez a létszám jó lehet vezetői tervezéshez vagy intenzív problémamegoldáshoz.
Nagyjából 12–25 fő között már érdemes kisebb asztalokban, párokban vagy breakout csoportokban gondolkodni. A 25–40 fős esemény is működhet workshopként, de itt különösen fontossá válik a megfelelő tér, a facilitáció és az, hogy a résztvevők időnként kisebb csapatokra tudjanak bomlani.
A helyszínt tehát nem pusztán a vendégszám alapján kell kiválasztani. Egy húszfős csoportnak lehet túl nagy egy százfős rendezvényterem, és túl szűk egy húszfős tárgyaló, ha közben négy csoportnak kellene külön dolgoznia.
A jó workshophelyszín nem feltétlenül úgy néz ki, mint egy konferenciaterem
A hagyományos konferenciatermek praktikusak, de egy kreatív naphoz nem mindig van szükség konferenciahangulatra. Egy éttermi különterem, karakteres privát tér vagy történelmi környezet lazábbá teheti az eseményt anélkül, hogy elveszítené szakmai jellegét.
A Zsidai Csoport eseményportfóliójában éttermek, hotelek és rendezvényterek is szerepelnek; a csapat helyszíni esemény mellett külső cateringet és rendezvénykoordinációt is kínál. Immár 40 éve foglalkozunk céges rendezvények, privát események és esküvők lebonyolításával – mindezt szenvedéllyel és szakértelemmel.
Segítségünkkel a munkanap és az azt követő közös étkezés nem két külön logisztikai projekt lesz.
Melyik Zsidai-helyszín milyen workshophoz passzolhat?
ÉS TOO: amikor valódi különteremre van szükség
Az ÉS Bisztróhoz tartozó, leválasztható ÉS TOO kifejezetten privát és céges rendezvényekre kialakított tér. Ültetett formában akár 50 fő befogadására is alkalmas, állófogadás esetén pedig 100 főig használható; kisebb csapatok számára tízfős chef’s table is rendelkezésre áll.
Ez a rugalmasság tréninghez, prezentációhoz, partnereseményhez vagy olyan workshophoz lehet praktikus, ahol a szakmai program után közös gasztronómiai rész következik.
Jamie’s Italian: kisebb céges meeting privát térben
A Budai Várban található Jamie’s Italian különterme legfeljebb 27 fő számára kínál elkülönített teret, így kisebb üzleti találkozók vagy workshopok számára is alkalmas lehet. Itt különösen jól működhet az a formátum, amikor néhány órányi intenzív munka után az esemény természetesen megy át közös ebédbe vagy vacsorába.
Baltazár: amikor nem tárgyalótermi hangulatot keresünk
A Baltazár egyik erőssége éppen az, hogy nem klasszikus üzleti közeg. A Budai Várban működő hely bohémebb, lazább karaktert képvisel, és külön használható kandallós teremmel, illetve borospincével is rendelkezik.
Egy kreatív csapatnaphoz, vezetői offsite-hoz vagy informálisabb workshophoz ez sokszor izgalmasabb keretet adhat, mint egy hagyományos meeting room.
21 Hungarian Kitchen: amikor a workshopból közös vacsora lesz
A 21 a kortárs magyar gasztronómia világát képviseli a Budai Várban, és céges, valamint privát rendezvényeknek is helyet ad.
Különösen jó lehet akkor, ha a nap végén nem szeretnénk „lezárni a meetinget és átmenni valahová”, hanem ugyanabban a környezetben szeretnénk átváltani a munkáról az együtt töltött estére.
Aki tehát egy karakteres rendezvényhelyszín Budapest keresésből indul, annak érdemes nemcsak férőhelyben, hanem hangulatban is gondolkodnia.
Workshop és catering: a kávészünet nem mellékszereplő
Nyolc órán keresztül senki sem akar post-iteket ragasztani. Egy egész napos workshop ritmusát ugyanúgy meg kell tervezni, mint magát a szakmai programot. Mikor érkezik kávé? Lesz könnyű reggeli? Mikor tartunk hosszabb ebédszünetet? A nap végére tervezünk még munkát, vagy ott már átadjuk a helyet a vacsorának és a beszélgetésnek? A catering ráadásul nemcsak logisztikai kérdés.
A szünetek azok a pillanatok, amikor egy félbehagyott ötletből gyakran spontán beszélgetés lesz. Egy kávé mellett két olyan kolléga kezdhet el gondolkodni valamin, akik a hivatalos csoportmunka során nem kerültek egymás mellé.
Éppen ezért érdemes a cateringet már a workshop napirendjével együtt megtervezni.
Egy hosszú délelőtt után jól jöhet egy rendes ebéd, intenzív délutáni blokk előtt pedig gyakran szerencsésebb a könnyebb étkezés. Ha pedig a szakmai program négy-öt óra körül véget ér, a közös vacsora már nem „ellátás”, hanem a csapatnap második fele.
Ez az egyik előnye annak, ha a helyszín eleve vendéglátásban gondolkodik. Az étterem Budapest ilyenkor nemcsak vacsorahelyet jelent, hanem olyan teret, ahol a gasztronómia az esemény szerves része lehet.
Ha pedig külföldi kollégák vagy partnerek is részt vesznek a programon, egy igazán magyar étterem Budapesten még egy plusz réteget adhat a naphoz: a meeting mellett a városból és a helyi gasztronómiából is mutat valamit.
Milyen technika kell egy workshophoz?
A legjobb technika az, amelyik akkor válik láthatóvá, amikor szükség van rá, egyébként pedig nem foglalkozunk vele.
A legtöbb üzleti workshophoz érdemes előre egyeztetni a megfelelő méretű kijelzőt vagy projektort, HDMI- és USB-C-csatlakozást vagy adaptert, stabil internetkapcsolatot, flipchartot, írható felületet, hosszabbítókat és elegendő töltési lehetőséget.
Nagyobb csoportnál mikrofon vagy külön hangtechnika is szükségessé válhat, hibrid résztvevők esetén pedig kamera és megfelelő konferenciahang szükséges.
Fontos azonban, hogy ezeket ne tekintsük automatikusan a terembérlés részének. A konkrét technikai tartalmat mindig az ajánlatkérés során érdemes tisztázni.
Ugyanez igaz a berendezésre is: egy jó workshophelyszín akkor igazán rugalmas, ha a klasszikus asztalos elrendezésből gyorsan kisebb munkacsoportok hozhatók létre.
A workshop helyszín része a módszertannak
Az irodán kívüli helyszín azt üzeni, hogy ez a nap különbözik a hétköznapoktól. Nem két meeting között próbálunk gyorsan stratégiai kérdéseket megoldani. Nem fél szemmel az inboxot figyeljük. Erre az időre egyetlen feladatra érkeztünk.
És talán ez az egyik legnagyobb luxus a mai munkahelyeken: néhány óra, amikor mindenki ugyanabban a szobában van, ugyanarra figyel, majd az utolsó slide után sem kell azonnal szétszéledni.
Mert néha a workshop legjobb mondata már akkor hangzik el, amikor becsuktuk a laptopot, megérkezik a vacsora, és valaki úgy kezdi: „Egyébként eszembe jutott még valami…”