A sajtóesemények olyan rendezvények, amelyeken egy adott vállalat a média képviselőit hívja meg, és egy előre meghatározott témakörről tájékoztatja őket. Lehet ez egy új termék bevezetője vagy éppen egy sikeres projekt bemutatása, fontos azonban, hogy a sajtó résztvevőivel ezeken a rendezvényeken hatékonyan szükséges kommunikálni: a bemutatást követően válaszolni a felmerült kérdésekre, és meghatározó élményt nyújtani számukra, hogy a sajtóeseményből a későbbiek során cikkek születhessenek az online, vagy offline médiában egyaránt.
A sajtóesemény szervezése a résztvevők végett egy rendkívül összetett feladat, hiszen a hibamentes lebonyolítás, a megfelelő színvonal alapvető követelmény. Ha ilyen eseményt szerveznél, az alábbiakra mindenképp érdemes figyelmet fordítanod!
Sajtóesemény: a meghívottak listájának összeállítása
A sajtóesemény sikere attól is függhet, hogy valóban a megfelelő vendégeket invitáltad-e meg. Ennek megfelelően az első lépés (értelemszerűen a tematika felmerülése után), hogy kiválaszd azokat a médiumokat, amelyekkel kommunikálni szeretnél. Fontos, hogy csak olyan vendégeket invitálj meg a sajtóeseményre, akiket valóban érdekelhet újításod!
A sajtóesemény helyszíne és időpontja
Amikor már van elképzelésed a sajtóesemény lebonyolításáról, meg kell találnod a tökéletes helyszínt és időpontot.
Az Operaház mint rendezvényhelyszín exkluzív környezetet biztosít bármely sajtóeseménynek, amelynek
köszönhetően eseményed emlékezetes maradhat számukra! Amennyiben ilyen helyet keresel, ismerd meg jobban ezt a helyszínünket IDE kattintva.
A sajtóesemény lelke egy jó szervező csapat
A sajtóesemények olyan nagyszabású rendezvénynek számítanak, amelynek szervezésébe nem érdemes egyedül belekezdened. Egy szakértő rendezvényszervező csapat, vagy saját csapatod megfelelő tagjai sokat segíthetnek ebben!
Meghívók kiküldése a sajtóeseményre
Ha már minden részletet letisztáztatok, ideje meghívni a vendégeket sajtóeseményedre. A meghívót legkésőbb 10 nappal korábban érdemes eljuttatni a címzettekre, és a meghívón szerepeltetni szükséges a legfontosabb adatokat annak érdekében, hogy mindenki könnyen eldönthesse, szeretne-e részt venni az eseményen.
A létszám tisztázása érdekében célszerű visszajelzést kérni a meghívottakról szándékukról.
Gondolj az étkeztetésre!
Amennyiben a sajtóesemény reggeli, ebéd vagy vacsoraidőben kerül megrendezésre, a vendégek étkeztetéséről is gondoskodnod szükséges – de ezen időpontok között is érdemes legalább falatkákkal várni a sajtó tagjait.
Szervezd meg a kommunikációt!
A sajtóesemény legfontosabb része, amikor prezentálod üzeneted, és megválaszolod a felmerülő kérdéseket. Az, hogy kit érdemes a színpadra állítani, mindig kategorikus kérdés: fontos, hogy az illető tökéletesen képben legyen az adott vállalatról, ne legyen lámpalázas, és egyedül képes legyen megválaszolni a felmerülő kérdéseket is.
Az előadáshoz tartozik a fény- videó- és hangtechnika is, amelyre szintén gondolnod kell. Rendkívül fontos, hogy az eseményen felszólaló kristálytisztán és jól hallható legyen!
Amennyiben üzeneted komplex kérdéseket tartalmaz, akár háttéranyagot is készíthetsz, amelyet átadhatsz a meghívottak számára – és elérhetőséget megjelölve biztosíthatod, hogy a későbbiekben felmerülő kérdésekre is választ adhass.