Egy protkoll rendezvény megszervezése nem kis feladat, azonban ha különleges figyelmet fordítunk minden apróságra, varázslatos eseményt kerekíthetünk ki ebből a rendezvénytípusból. Fontos azonban tudni, hogy a szervezés során más rendezvénytípusoktól eltérően valóban hatalmas odafigyelésre lesz szükség: a legapróbb részletek, a protokollszabályok (írott és íratlan egyaránt) betartása, betartatása nem könnyű feladat. Nézzük, mit kell tudnod, ha protokoll rendezvényt szerveznél!
A protokoll rendezvények típusai
A leggyakrabban a protokoll rendezvények olyan díszes alkalmak, amelyeken valamilyen VIP személy is részt vesz. Ez lehet egy híresség, vállalati felsővezető vagy éppen a politikai élet nagyjai, de minden esetben különleges elbánást igényelnek ezek a vendégek.
A leggyakoribb protokoll rendezvények közé soroljuk a díszünnepségeket, díszvacsorákat, kiállítások, filmbemutatók ünnepélyes megnyitóját, nívósabb sporteseményeket, ünnepi alkalmakat.
Hova szervezd a protokoll rendezvényt?
Ahogy a fentiekben már említettük, a protokoll rendezvények esetében minden részlet számít – így a rendezvényhelyszín megválasztása is hatalmas felelősség. Egy ilyen nívós esthez mindenképp elegáns, kifinomult és különleges helyet érdemes találni: az Operaház épülete, melyre ITT tudsz ajánlatot kérni például egyedi atmoszférájával, patinás megjelenésével nagyszerű választás lehet! Ismerd meg jobban az Operaházat mint rendezvényhelyszínt IDE kattintva!
A legfontosabb dolgok, amikre a protokoll rendezvények szervezésekor figyelned kell
Egy ilyen formális rendezvénytípus esetében nincs helye hibának, csúszásnak, pontatlanságnak – ezért érdemes listát vezetned a legfontosabb tényezőkről, melyekre ügyelned kell. Az alábbiakban ebben segítünk!
A protokoll rendezvények ütemterve: határidők és időpontok
Amikor egy nívós rendezvény egy, vagy akár több VIP személlyel dolgozol együtt, rendkívül fontos hogy minden olajozottan, az előzetes tervek alapján működjön. Ezek az emberek sokszor szűkös határidővel dolgoznak, és már akár egy kisebb csúszás is felboríthatja napirendjüket!
Ültetési rend a protokoll rendezvényen
Az ültetési rend meghatározása kategorikus feladat egy protokoll rendezvényen. A magas rangú meghívottaknak, képviselőknek természetesen az első sorban a helyük, azonban ezen belül is érdemes megérdeklődni, hogy kit ki mellé, hova érdemes pontosan ültetni.
Szervezd meg a sajtó részvételét is!
Amennyiben a protokoll eseményen a sajtó is részt vesz, erre érdemes nagy odafigyelést fordítanod: fixáld le már korábban, hogy pontosan hányan érkeznek, milyen különleges igényeik vannak, hogy biztosan semmi ne maradjon ki.
Ügyelj a protokoll szabályokra!
Számos olyan írott és íratlan szabály létezik, amelyet egy protokoll rendezvényen be kell tartani, és be kell tudni tartatni a meghívottakkal. Ezekről tájékozódj kellő időben, és mindenképp ragaszkodj hozzá – akár úgy, hogy külön személyzetet bízol meg a betartatással.
Étkeztetés a protokoll eseményen
A legtöbb esetben a protokoll eseményen díszvacsorával, gálavacsorával apellálhatsz, amely az egyik legelegánsabb ültetett fogadási forma. Az ételek kiválasztása során szükséges ügyelned a résztvevők ízlésére, esetleges ételallergiákra is!
A protokoll események megszervezése nem kis feladat, ezért ha még nem csináltál ilyet, javasoljuk hogy hozzáértő szakemberrel együtt fogj neki, a biztos siker érdekében!