Legyen szó akár céges-, akár privát jellegű esemény megrendezéséről, vagy éppen a saját esküvőjének megtervezéséről, a rendezvényszervezés Budapesten rendkívül összetett feladat, amelynek sikere végérvényben csak a felkészültségtől függ. Természetesen nehézségi fokozatok itt is vannak, hiszen egy születésnapi meglepetés party összehozása jóval kisebb felelősséggel, kevesebb munkával jár mint egy céges konferencia vagy épp partnertalálkozó lebonyolítása, de még a legkisebb szervezett összejövetel is igényel némi odafigyelést, tervezést.
Az alábbiakban olyan általános igazságokra szeretnénk felhívni a figyelmét, amely a legtöbb esetben minden egyénileg szervezett rendezvény esetében fontos lehet. Természetesen részletes útmutatót, mindenre kiterjedő „tananyagot” nem tudunk írásban kínálni a rendezvényszervezéshez Budapesten, amennyiben esetleg a mi helyszíneink egyikét választaná az esemény otthonának bármiben szívesen segítünk!
Addig pedig íme legfontosabb tippjeink a rendezvényszervezéshez Budapesten!
Rendezvényszervezés Budapesten: a tervezés a kulcsa a sikeres eseménynek!
A rendezvényszervezést még a legkisebb események alkalmával sem érdemes ad hoc gondolatok és cselekedetek útján végezni. Mindenképp fontos, hogy legyen egy tervünk arról, mi mindenre lesz szükség az est folyamán, mi mindenre kell gondolnunk! Erről pontos listát készítve tudjuk csak meghatározni a szükséges költségkeretet, a kivitelezés menetét.
Hogy mi minden kerülhet fel erre a listára, az természetesen első sorban az igényektől és a rendezvény típusától függ – ezt azonban Önnek kell felmérnie. Nagyban befolyásolja azonban a rendezvényszervezés menetét Budapesten az is, hogy milyen helyszínt választ! Ennek összefüggéseire az alábbi pontban térünk ki.
A helyszín kiválasztása: a kulcs a sikeres rendezvényszervezéshez Budapesten
Egy jó rendezvényhelyszín Budapesten meghatározza az esemény alaphangulatát és a továbbiakban beszerzendő felszerelést, embereket, stb. Amennyiben zárt helyszínt keres rendezvényének, az befolyásolja az infrastrukturát, és a legtöbb helyszínt kínáló cég esetében – így nálunk is – máris szakértő segítséget ad a rendezvényszervezéshez Budapesten. Amennyiben még nincs túl a helyszínválasztáson, ide kattintva megismerheti a mi bérelhető termeinket, éttermeinket és lehetőségeinket: rendezvényhelyszín Budapesten.
Zárt helyszín, bérelt terem választása esetén tehát jóval könnyebb lesz a feladata – jó esteben – mint egy szabadtéri rendezvény szervezésekor Budapesten. Itt is érdemes átbeszélni a rendezvényes csapattal az igényeket – mindenképp javasoljuk például a ruhatár kialakítását egy-egy helyszínen, amely nagyban segíti vendégei komfortérzetét. A legtöbb esetben a bérelt helyszíneken már rendelkezésre áll egy alapvető dekoráció, és a partyszervizzel (eszközök, pl. poharak és tányérok beszerzésével) sem kell foglalkoznia – ám ha valamilyen extrát szeretne, az külön megbeszélés kérdése. Sok helyszínen például nincs hangfelszerelés, vagy épp a projektor hiányzik – így ezekről mind érdemes listát készítenie!
A szabadtéri helyszín esetében számos más dologról is gondoskodnia kell: a mosdók kialakítása, az áramszolgáltatóval való egyeztetés és az engedélyeztetési folyamatok rendkívül összetettek, így ezeket tapasztalat nélküli rendezvényszervezőknek nem javasoljuk egyedül kivitelezni.
A rendezvényszervezés Budapesten cateringgel, amennyiben az nincs a helyszínen
Amennyiben megtalálta a tökéletes helyszínt és kibérelte, lefoglalta azt, már biztosan tudja hogy az adott helyen kínálnak-e ételt. Amennyiben a rendezvényszervezés során Budapesten egy éttermet talált megfelelőnek, úgy adja magát hogy az ottani konyha ételeit kínálja fel vendégei számára. Előfordul azonban, hogy olyan termet talál, ahol nincs catering – így arra külön kell gondolnia.
Amennyiben külsős helyszínre eset a választás a rendezvényszervezés során, a Zsidai Csoport tapasztalatát és garantált minőségét akkor is élvezheti a helyszínen! Kattintson ide a részletekért: catering szolgáltatás Budapesten.
A programok megtervezése – és azok betartása a rendezvényszervezés alkalmával
Függően attól, hogy mennyire lesz hivatalos az esemény amelyet szervez, érdemes forgatókönyvet készíteni az estére. Ez akár egy születésnap, legénybúcsú stb. alkalmával is jól jöhet – bár természetesen ott sokkal kevésbé kötött a rendezvényszervezés Budapesten.
Egy hivatalos, esetleg céges rendezvény során azonban mindenképp javasoljuk a programfüzetek legyártását és kiosztását akár előre a résztvevőknek. Fontos! Amennyiben programfüzetet készít a rendezvényszervezés során, a programokat mindenképp érdemes megtartani! Nagy csalódottságra adhat okot, ha a szervezés borul, csúszás van vagy esetleg kimaradnak események. Amennyiben mégis erre kerülne a sor, arra érdemes kommunikációs tervet készíteni – hogy legalább bizonytalanság ne maradjon a vendégekben.
Más felszereltség, amelyre gondolnia kell ha rendezvényszervezésre adja a fejét Budapesten
Az alábbiakban a teljesség igénye nélkül sorolunk fel olyan pontokat, amelyeket érdemes átgondolnia ha rendezvényszervezésre kerül a sor. Természetesen a sor nem teljes, és elképzelhető, hogy Önnek nem kell mindegyikre gondolnia!
Ezekre lehet szüksége a rendezvényszervezés során:
- egy tökéletes rendezvényhelyszín Budapesten
- catering szolgáltatás Budapesten
- a helyszín átalakítása a rendezvény függvényében (ruhatár kialakítása, színpad állítása, ültetett vagy állófogadás esetén a berendezés megtervezése)
- engedélyek és hozzáférések (területi engedély, víz vagy épp áramhozzáférés szabadtéri események alkalmával, Artisjus engedély a szerzői jogdíjas zenékre, felvételekre)
- felszereltség biztosítása (fény- és hangtechnika, projektor és kellékei, higiénia biztosítása (pl. mosdók telepítése a szabadtéri helyszínekre), partyszerviz amennyiben az nincs a helyszínen)
- dekoráció és díszlet (a székszoknyától az élővirágokig és azok tárolásáig)
- emberi erőforrás kialakítása (hostess-ek és biztonsági szolgálat, beléptető rendszer)